Jak to celé funguje

KiCoMa propojuje sklad, recepty a denní menu. Každý krok navazuje na ten předchozí:

1. Skladník založí skladovou kartu zboží.
2. Skladník zboží naskladní příjemkou.
3. Kuchař ze zboží sestaví recept.
4. Nutriční poradce doplní výživové údaje zboží a zkontroluje výživu receptu na 1 porci.
5. Kuchař naplánuje denní menu s recepty a počtem porcí.
6. Z denního menu vznikne výdejka a skladník ji vyskladní.
7. Inventura a reporty ukážou, co kolik stálo a co zbylo na skladu.

Menu aplikace i odkazy v příručce se řídí tvojí rolí.

Kdo co dělá

Jeden uživatel může mít víc rolí najednou.

1. Skladová karta

Kdo: Skladník Nutriční poradce  Kde: Seznam zboží na skladu, Nová skladová karta

Všechno začíná skladovou kartou. Zboží musí existovat dřív, než ho naskladníš nebo dáš do receptu.

• Jednotka: kg, g, l, ml nebo ks. Vybírej pečlivě, později ji změníš jen přes Správu jednotek.
• Minimální zásoba: zboží pod minimem najdeš v seznamu Seznam zboží vyžadující naskladnění.
• Alergeny: recepty je převezmou automaticky ze svých surovin.
• Výživové údaje zadává nutriční poradce vždy na 100 g nebo 100 ml.
• Hmotnost kusu: u zboží v kusech (ks) ji doplň v g nebo ml. Bez ní nejde spočítat výživa a recept ukáže varování.

Dobré vědět

• Stav a hodnotu skladu mění schválené příjemky a výdejky.
• Zboží se záporným množstvím nebo hodnotou je v seznamu i v PDF červeně s výstražnou ikonou. Zkontroluj ho.
• Tlačítko Historie ukáže všechny změny karty včetně změn jednotky.
• Smazat jde jen zboží, které není na skladu, není v žádném receptu a není na žádné příjemce ani výdejce.

2. Příjem zboží – příjemka

Kdo: Skladník  Kde: Seznam příjemek, Nová příjemka

Dorazilo zboží od dodavatele? Zapiš ho na příjemku.

1. Vytvoř novou příjemku s datem a poznámkou, třeba s názvem dodavatele nebo číslem faktury.
2. Přidej zboží: množství, jednotku, jednotkovou cenu bez DPH a sazbu DPH (výchozí je 12 %).
3. Zkontroluj řádky a klikni na Naskladnit. Teprve teď se zvýší stav skladu a přepočte průměrná cena.

Dobré vědět

• Dokud příjemka není naskladněná, můžeš ji upravit nebo smazat. Potom už ne.
• Prázdnou příjemku nebo příjemku s nulovou cenou nejde naskladnit.
• Jednotka řádku musí jít převést na jednotku skladu: kg ↔ g, l ↔ ml. Jednotku skladu vidíš vedle názvu zboží.
• Každou příjemku si stáhneš jako PDF.

3. Recepty

Kdo: Kuchař Nutriční poradce  Kde: Seznam receptů, Nový recept

Recept říká, co a kolik se ze skladu spotřebuje.

1. Založ recept: název, počet porcí (aspoň 1), postup a poznámku.
2. Přidej suroviny ze skladu. Množství zadávej na celý recept, tedy na zadaný počet porcí.

Dobré vědět

• Recept sám spočítá cenu podle průměrných skladových cen, sečte alergeny a ukáže výživové údaje na 1 porci.
• Jednotka suroviny musí jít převést na jednotku skladu: kg ↔ g, l ↔ ml. Kusy (ks) zůstávají v kusech.
• Nesedí jednotka? U suroviny klikni na Změnit jednotku, nebo projdi report Recepty kde jednotky nesedí ze skladem.
• Recept i celý seznam receptů si stáhneš jako PDF.

4. Menu a denní menu

Kdo: Kuchař Nutriční poradce  Kde: Seznam menu, Seznam denních menu, Nové denní menu, PDF - denní menu

Menu je šablona, kterou použiješ znovu a znovu. Denní menu je plán na konkrétní den.

1. Připrav si menu s recepty a počty porcí. Nové menu převezme název posledního, jen ho uprav – názvy musí být jedinečné.
2. Založ denní menu: datum, skupinu strávníků a druh jídla. Každá kombinace může být jen jednou.
3. Vyber menu a recepty se zkopírují samy. Poznámka u receptu prozradí, ze kterého menu pochází.
4. Dolaď recepty a počty porcí. Zadat jde i 0 porcí.
5. Vytiskni denní menu do PDF pro celý den nebo jen pro jednu skupinu strávníků.

Dobré vědět

• Stejný recept nejde přidat dvakrát. Změň počet porcí u toho, který už tam je.
• Seznam denních menu ukazuje nejvyšší počet porcí ze všech receptů.
• Výživové údaje v denním menu vidí jen nutriční poradce.

5. Výdej zboží – výdejka

Kdo: Kuchař Skladník  Kde: Nová výdejka z denního menu, Seznam výdejek, Nová výdejka

Menu je naplánované, je čas vydat suroviny do kuchyně.

1. Vytvoř výdejku z denního menu. Zadej den a KiCoMa sečte suroviny ze všech denních menu toho dne podle počtu porcí.
2. Změnilo se menu? U výdejky klikni na Aktualizovat a zboží se načte znovu podle aktuálních receptů.
3. Skladník výdejku zkontroluje a klikne na Vyskladnit. Teprve teď zboží ubude ze skladu.

Dobré vědět

• Vyskladnit může jen skladník.
• Výdejku můžeš vytvořit i ručně a zboží přidat sám.
• Vyskladnit jde jen zboží, kterého je na skladu dost. Jinak KiCoMa vypíše, co chybí, a sklad nezmění.
• Cena se bere z průměrné skladové ceny v okamžiku vyskladnění.
• Vyskladněnou výdejku už nejde upravit, aktualizovat ani smazat.
• Každou výdejku si stáhneš jako PDF.

6. Inventura

Kdo: Skladník Kuchař

Čas zkontrolovat, jestli sklad v aplikaci sedí se skutečností.

• Seznam zboží na skladu ke kontrole (PDF) – vytiskni a projdi sklad s tužkou v ruce.
• Stav zboží na skladu k vybranému dni – Excel se stavem skladu k libovolnému dni v minulosti.
• Export zboží na skladu a Import zboží na skladu – stáhni seznam do Excelu, oprav stavy a nahraj ho zpět. Jen pro skladníka.

Dobré vědět

• Import nemění jednotky zboží. Na to slouží Správa jednotek.
• Když stav k datu nejde spočítat, zůstane prázdný a sloupec export_warning prozradí proč.

7. Správa jednotek

Kdo: Skladník Nutriční poradce (zboží), Kuchař Nutriční poradce (suroviny v receptu)  Kde: Správa jednotek v menu uživatele nebo tlačítko Změnit jednotku

Chceš místo kusů počítat v gramech? Správa jednotek všechno bezpečně přepočítá.

• Změna jednotky zboží přepočte stav skladu, minimální zásobu, suroviny v receptech a všechny řádky příjemek a výdejek, i schválených. Celková hodnota skladu zůstane stejná.
• Změna jednotky suroviny přepočte jen jeden řádek receptu.

1. Vyber novou jednotku a koeficient – kolik nových jednotek odpovídá 1 staré. Pro kg ↔ g a l ↔ ml ho KiCoMa doplní sám.
2. Vyplň zdroj koeficientu, třeba „zváženo 10 kusů“ nebo „údaj z obalu“.
3. Klikni na Náhled. Uvidíš příklady, dopad na recepty a doklady a případná varování.
4. Potvrď varování a klikni na Provést změnu.

Dobré vědět

• Poslední změnu vrátíš tlačítkem Vrátit, pokud se související data mezitím nezměnila.
• Každá změna se zapíše do historie a nejde ji upravit ani smazat.

8. Reporty

Kdo: Všechny role

• Celková cena příjemky/výdejky měsíčně – počet a hodnota schválených dokladů za poslední tři měsíce.
• Stravovací jednotka – cena porce každého receptu a cena všech jídel za vybraný den.
• Zboží nepoužito ani na jednom receptu – zboží, které můžeš uklidit.
• Zboží na skladu dle použitých jednotek – přehled jednotek. Klikni na jednotku a uvidíš její zboží.
• Recepty kde jednotky nesedí ze skladem – suroviny a řádky dokladů s jednotkou, kterou nejde převést. Oprav je dřív, než vytvoříš výdejku.

Všechny tisky jsou PDF, které můžeš zobrazit, uložit nebo vytisknout.

9. Když něco nejde

Pořád si nevíš rady? Mrkni do Novinky, jestli se něco nezměnilo, nebo se obrať na správce.